Je uren bijhouden. Niemand doet het echt graag (toch?) maar het is wel belangrijk. Voor je klanten, voor het urencriterium van de Belastingdienst of voor jezelf. Het geeft je namelijk inzicht in je werkzaamheden, je efficiency en declarabele uren. Tools en apps maken het bijhouden van je urenregistratie een stuk makkelijker en daarom vandaag: 6 ondernemers over hun favoriete urenregistratie tool of app!
Charlotte Meindersma: Podio
Charlotte Meindersma van Charlotte’s law: ‘Ik gebruik voor urenregistratie de gratis versie van Podio. Dat is mijn agenda, maar ook al mijn taken staan erin. Die kun je deadlines meegeven. In de taak zelf vermeld ik hoeveel tijd ik ermee bezig ben of denk te zijn. Taken kunnen ook weer aan opdrachten hangen. Op die manier kan ik dus zowel per opdracht als bijvoorbeeld per dag/week/maand/kwartaal zien hoeveel ik heb gewerkt. Ik gebruik het vooral omdat het de basis is voor alles: CRM, offertes, opdrachten, taken, agenda/afspraken, facturen etc..’
Chantal Riedeman: Teamleader
Chantal Riedeman van Shopology: ‘Teamleader is een tool voor onder andere urenregistratie. Het is mijn favoriete tool omdat we eindelijk een voor iedereen toegankelijke en overzichtelijke database hebben. Van heel simpel de NAW en contactgegevens van onze relaties, tot aan facturen, standaard projecten met automatische taken en een archief. Het is heel gebruiksvriendelijk en heel erg intuïtief ingericht en vormgegeven. Grappig genoeg gebruiken mijn collega’s en ik Teamleader allemaal op onze eigen manieren en gebruiken we allemaal andere functies en opties afhankelijk van onze behoeftes en taken. De eerlijkheid gebied me te zeggen dat we nog lang niet optimaal gebruik maken van álle mogelijkheden die Teamleader biedt.
Het is ideaal om op locatie even snel een document of notitie op te kunnen zoeken, om telefoontjes die onderweg gepleegd worden direct te kunnen registreren in Teamleader of om direct taken of nieuwe calls te kunnen aanmaken, zodat je altijd ‘bij’ bent en indien nodig ook direct collega’s kunt informeren.
Teamleader heeft handige rapportageopties waarin we de data overzichtelijk inzien. Ook hebben we Teamleader gekoppeld aan bijvoorbeeld Outlook (zodat we alle in- en uitgaande mails direct kunnen ‘tracken’) en aan Mailchimp (zodat nieuwe contacten gesynchroniseerd worden). Met Teamleader is het mogelijk om een koppeling met boekhoudsystemen te maken, echter maken wij daar (nog) geen gebruik van.
Daniëlle Molenaar: Toggl
Toggl is de favoriete app voor urenregistratie van Daniëlle Molenaar van Virtual Efficiency: ‘Toggl is een van de beste apps om je uren mee te registreren en dé favoriet onder virtual assistants. Het heeft zowel een desktop- en mobiele app. Je kunt teamleden toevoegen zodat alle uren gezamenlijk geregistreerd worden. Ook is het geïntegreerd met andere productivity apps zoals Asana en Basecamp. Klanten kunnen via een unieke url de gewerkte realtime uren inzien.
De gratis versie volstaat prima als je alleen je uren wilt registreren per project of klant. De betaalde versie kost 10 euro per maand en 10 euro voor elk teamlid die je koppelt aan jouw account. De betaalde versie geeft je de mogelijkheid om ook uurtarieven en projecttarieven toe te voegen, zodat je een goed overzicht hebt van je verdiensten. Tip: Kun je Toggl niet integreren met jouw favoriete app? Dan maak je een zap. Er zijn 100 mogelijkheden om Toggl te koppelen met jouw gewenste app via Zapier.com.
Moon Tummers: Get Harvest
Get Harvest is de favoriete tool van Moon Tummers van la rotonde du monde: ‘Ik houd met Get Harvest mijn urenregistratie bij, zodat ik kan zien hoeveel tijd ik aan mijn projecten besteed. Vervolgens kan ik daarmee facturen maken en versturen. Ook kun je bijhouden hoeveel tijd ieder teamlid heeft besteed aan een project en per project kun je een ander tarief invoeren. Je kunt zelfs een gelimiteerd budget instellen en aangeven wanneer je een waarschuwing wilt krijgen, bijvoorbeeld bij verbruik 75% van het budget. Ook onkosten kun je per project bijhouden.
Je kunt op allerlei manieren overzichten bekijken en resultaten filteren: bijvoorbeeld van één opdrachtgever per kwartaal of per jaar. Boven je overzicht met facturen staat een staafdiagram. Daar kun je precies zien welk bedrag je die maand gefactureerd hebt en wat daarvan al is betaald of nog openstaat. Met één druk op een knop verstuur je een betalingsherinnering. Je hebt een gratis versie voor 1 persoon en 2 projecten. Ik betaal 12 dollar per maand voor een licentie voor 1 persoon en ongelimiteerd aantal projecten.’
Lees ook: 9x handige software voor je boekhouding
Alexandra Maris: MoneyMonk
Alexandra Maris: Mijn favoriete tool voor de urenregistratie is MoneyMonk, alhoewel MoneyMonk veel meer is dan een tool. Eerder een totaal oplossing. Alles in één daar houd ik van. Het programma is online based dus je hebt altijd en overal inzicht in je uren, kilometers, inkomsten en uitgaven. Het is overzichtelijk en heeft een handig dashboard waardoor je in één oogopslag kunt zien hoe je bedrijf ervoor staat. Je kunt je hele boekhouding erin kwijt van je urenadministratie tot je BTW aangifte en alles ertussen in. Je kunt zelfs je boekhouder machtigen om de gegevens die hij of zij nodig heeft rechtstreeks uit het programma te halen. Maar je BTW aangifte komt er met één druk op de knop uitrollen dus die boekhouder heb je alleen nog maar voor het controleren van je jaaraangifte nodig.
Facturen en offertes verstuur je eenvoudig in je eigen huisstijl rechtstreeks naar de mailbox van je klant. Werk je uurtje factuurtje? Geen enkel probleem, je kunt in je uren administratie projecten aanmaken waar je een uurtarief aan koppelt. Vervolgens kun je maandelijks of zo vaak je hebt afgesproken de uren factureren. Je kunt gratis starten met MonkeyMonk als je alleen uren, ritten en offertes wil bijhouden en maken. Wil je ook kunnen factureren dan betaal je € 10,- per maand.
Anita Faber: Acumulus
Acumulus is de favoriet van Anita Faber: ‘Het is een heel praktische online boekhoudtool die precies past bij het werk dat ik doe omdat het een geïntegreerde urenregistratie heeft. Als je de urenregistratie gebruikt kun je deze daarna direct wegschrijven in een project. Vanuit dat project kun je met één druk op de knop een rapportage (in word) genereren of zelfs direct een factuur genereren.
Ook kun je in dit programma een koppeling maken met bijvoorbeeld Mollie zodat je ín de factuur een link hebt staan waarmee men direct via Ideal kan betalen.
Het is sowieso óók een boekhoudprogramma en als je gedisciplineerd je inkomsten/facturatie en je uitgaven registreert, dan heb je ieder kwartaal een overzicht van je btw en dat is zo opgesteld dat je het zelf 1-op-1 kunt overtypen als je je btw aangifte doet bij de Belastingdienst. Voor mij is het echt de ideale alles in 1 tool waarmee ik mijn hele financiën heel simpel en overzichtelijk op orde hou. Acumulus kost € 9,95 per maand.’
Foto Moon: Caroline Bijl
