Dagelijkse operationele- en regeldingen slokken je tijd zo op dat je te weinig toekomt aan de écht belangrijke zaken zoals business development, sales en strategie. Hoe zorg je als ondernemer dat je je doelen bereikt? Kristel Kuit is founder van Headroom Assistance, met haar team van ruim 20 PA’s werkt ze onder andere voor de oprichters van Bloomon, WeTransfer en Booking.com. In dit gastblog deelt ze 5 hacks met ons.
1. Focus je op één ding tegelijk
Gedurende de dag zijn we continu aan het multitasken, terwijl je hierdoor juist focus verliest. Daarnaast levert het ook een gevoel van stress op. Het is een hele uitdaging, maar probeer zoveel mogelijk je focus te houden bij hetgeen je op dat moment aan het doen bent. Sluit die taak bewust af en ga dan door naar de volgende. De grootste afleiders zijn je inbox en WhatsApp, dus blok vaste tijden dat je je email en WhatsApp checkt.
2. Super uur
Gebruik je eerste uur als ‘super uur’, waarin je zoveel mogelijk werk verzet. Start elke dag met het meest belangrijke dat die dag op je to do lijst staat. Wanneer je het eerste uur van je werkdag veel hebt gedaan en het belangrijkste van die dag al van je lijstje kan strepen, geeft dit je een positief en energiek gevoel voor de rest van de dag.
3. Verdeel je tijd in blokken
Maak in je agenda een duidelijke weekindeling en verdeel je dag in blokken, zodat je in één oogopslag kan zien wanneer je wat gaat doen. Blok bijvoorbeeld het eerste uur voor je super uur en blok daarna een uur om je e-mails te verwerken. Cluster afspraken zoveel mogelijk en zet ook blokken in je agenda om aan grotere to do’s te werken. Op deze manier ga je efficiënt met je tijd om, krijg je een realistisch beeld van wat je in een week kan doen en creëer je rust in je hoofd.
Cluster afspraken zoveel mogelijk en zet ook blokken in je agenda om aan grotere to do’s te werken. Op deze manier ga je efficiënt met je tijd om, krijg je een realistisch beeld van wat je in een week kan doen en creëer je rust in je hoofd.
4. Neem vaak een korte pauze
Met een overvolle agenda en planning lijkt het onzin om momenten te nemen om ‘niets’ te doen. Maar juist op overvolle dagen is het essentieel om tussendoor even op te laden. Zorg dat je tijdens je pauze geen activiteiten verricht die op werk lijken. Klets met collega’s, neem een moment om te mediteren of te dagdromen of beter nog, maak een wandeling buiten.
5. Delegeer
Je kan niet alles zelf doen en hoe sneller je je dat realiseert hoe meer baat je erbij hebt. Hoe meer jij je bezig houdt met dingen die je leuk vindt en waar je goed in bent, hoe productiever je bent. Kijk kritisch naar de werkzaamheden die bij je liggen en kijk bij welke van die werkzaamheden jij echt meerwaarde biedt. De rest besteed je uit binnen je team en aan een Personal Assistant op afstand. Prepare yourself voor meer tijd & focus!
Kristel Kuit is founder van Headroom Assistance. Headroom levert sinds 2012 Personal Assistance aan ondernemers die behoefte hebben aan meer tijd en focus.