‘Mam, waarom starten we niet gewoon samen als Virtueel Assistent?’ Deze vraag stelde Chantal een paar jaar geleden aan haar moeder Christa. Ze gaan ervoor en een paar maanden later zijn ze in business. Chantal en Christa Smits over het maken van goede afspraken, de balans tussen privé en werk (want hoe doe je dat?) én – erg handig als je ook denkt aan een samenwerking – ze delen een aantal van hun beste tips met ons.
Chantal over de samenwerking met haar moeder Christa: ‘Ik kreeg in het begin wel eens te horen: met familie moet je wandelen, niet handelen. Maar ik wist diep van binnen dat wij dit kunnen. Dat mijn moeder en ik er een succes van kunnen maken en we altijd open en eerlijk tegen elkaar kunnen zijn, wat er ook mag gebeuren. En tot op de dag van vandaag is het samen runnen van een bedrijf een geweldig succes en een geweldige ervaring.’
‘Jij hebt de ervaring, ik de kennis. Laten we die krachten bundelen.’
Wanneer is bij jullie het idee ontstaan om samen te ondernemen? Chantal: ‘Ik heb een aantal jaren voor online bedrijven gewerkt. Ik merkte al snel dat steeds meer bedrijven en ondernemers onafhankelijk van tijd en plaats werkten. Dat betekent ook dat steeds meer zaken online worden gedaan. Je business runnen, klantcontact, online systemen. Ik heb een commerciële HBO-opleiding afgerond, wat maakt dat ik op commercieel- en marketinggebied eigenlijk overal wel iets vanaf wist.
Toen ik in loondienst werkte, merkte ik dat ik al snel tegen een plafond aanliep. Ik kon en wilde zo veel meer. Het gevoel om voor mijzelf te beginnen werd steeds sterker. Toen ik kennis maakte met het fenomeen Virtueel Assistent viel alles op zijn plek.’
Chantal’s moeder Christa heeft ruim 36 jaar werkervaring. Ze werkte onder andere in de offshore detacheringsbranche en als secretaresse bij een grote zorginstelling. ‘Ik ken de klappen van de zweep. Altijd had ik al de ambitie om zelfstandig ondernemer te worden, maar de vraag was wanneer. Ik heb mezelf continue uitgedaagd om verder te leren en mijn ambities waar te maken. Nadat ik mijn studie had afgerond – je bent nooit te oud om te leren – vond ik het tijd en zag ik een kans om voor mezelf te beginnen.
Het idee om samen een onderneming te starten ontstond bij Chantal. ‘Mam, waarom starten we niet gewoon samen als Virtueel Assistent? Jij hebt de ervaring, ik de kennis. Laten we die krachten bundelen.’ Dat zag ik wel zitten. Ondernemer zijn maar wel met een goede basis.’
Belangrijk: goede afspraken
Samen gaan ze aan de slag. Christa: ‘Chantal en ik hebben een ondernemersplan opgesteld en Chantal voerde een marktonderzoek uit. Het was een ‘gat in de markt’. Ondernemers wisten soms helemaal niet wat een Virtueel Assistent überhaupt is. We hebben samen een gerichte opleiding gevolgd waarin je van a tot z meegenomen wordt in het opstarten van een VA bedrijf.
Al bij de start van hun samenwerking maken ze een aantal duidelijke afspraken. Chantal: ‘We zijn als VOF gestart en hebben vanaf het begin de afspraak gemaakt dat we alles samen zullen delen. Ongeacht of de één meer werkt dan de ander. We leggen niets in een weegschaal en we zetten ons allebei voor 100% in. Dit hebben we niet vastgelegd maar gewoon mondeling met elkaar afgesproken. We zijn businesspartners, maar ook moeder en dochter. En we hebben altijd aangegeven dat het bedrijf onze moeder-dochter relatie nooit mag verstoren. Dat is tot op de dag van vandaag een gouden afspraak geweest.
Binnen 3 maanden staat er een bedrijf
Christa: ‘In 3 maanden hadden we ons bedrijf staan. We hebben ons ingeschreven bij de KvK, een online boekhouding opgezet en een telefoon en een laptop aangeschaft. Ik woonde veel netwerkbijeenkomsten bij en als het kon gingen we met z’n tweeën.’
Chantal is erg blij met het persoonlijke visitekaartje dat Christa weet achter te laten tijdens deze netwerkbijeenkomsten. ‘Dit zorgt ervoor dat mensen haar onthouden en aan haar denken op het moment dat zij hulp nodig hebben.’
‘Mijn moeder is de beste collega die ik ooit heb gehad.’
Waarin vullen jullie elkaar aan? Chantal: ‘Toen ik nog in loondienst zat, vond ik het soms moeilijk om tegen collega’s te zeggen wat ik dacht of voelde. Ik had natuurlijk nog nooit met mijn moeder samengewerkt, maar vanaf het eerste moment merkte ik dat wij precies hetzelfde zijn in ons doen en laten. We staan voor elkaar klaar, kunnen tegen elkaar zeggen wat we denken en – ook niet geheel onbelangrijk – we hebben heel veel lol samen. Het is wellicht gek om te zeggen, maar mijn moeder is de beste collega die ik ooit heb gehad.’
Christa: ‘Ik heb van Chantal geleerd hoe ik ondernemers kan helpen met het online inrichten van een bedrijf. In het begin was Chantal een beetje mijn VA want dat moest ik allemaal leren. Intussen kan ik het zelf. Weer wat geleerd.’
Alleen doen waar je goed in bent
Ze vinden het beiden erg belangrijk om alleen dat te doen waar ze goed in zijn. Chantal: ‘We hebben dan ook al snel de splitsing gemaakt dat Christa alles wat met secretarieel en office management te maken heeft oppakt, zowel binnen ons eigen bedrijf als voor klanten. En ik de (online) marketingcommunicatie, relatiebeheer en online tools en systemen.’
Lees ook: Samenwerken met een virtual assistant? Thamara Zijlstra deelt haar tips!
Inspelen op de markt
Daarnaast leren ze elkaar de eerste maanden de kneepjes van het vak en zorgen ze samen voor relatiebeheer en procedures. Christa: ‘Maar een half jaar na de start werd ik door mijn oude werkgever gevraagd voor een secretaresseopdracht op locatie. Dat is het keerpunt geweest van onze samenwerking. Als ondernemer mag je ook zelf beslissingen nemen en dit was er zo één.
We merkten namelijk dat Chantal fulltime aan het werk was voor de ‘online klanten’ en er voor het secretariële deel op afstand minder werkzaamheden waren. Terwijl er op interim gebied op locatie juist weer ontzettend veel vraag is naar goede secretaresses.’
Ze besluiten dat Christa de opdrachten ‘op locatie’ aanneemt en Chantal de ‘virtuele’ opdrachten. ‘We spelen hiermee in op de behoefte want met de huidige arbeidsmarkt is vakkundig personeel moeilijk te krijgen. Hiervoor hebben we een extra label opgezet, Secretarysupportoffice.nl. Voor klanten is de dienstverlening nóg breder geworden en we hebben nu allebei ons eigen werkveld.’
Verschillende werkplekken
Chantal werkt fulltime vanuit haar eigen kantoor, ook buiten kantoortijden. ‘Dit maakt dat ik mijn werkdagen flexibel kan inrichten. Erg fijn met een man die vaart en dus onregelmatig thuis is, een zoontje van vier en een baby op komst. Daarnaast ga ik ongeveer een keer per week op pad voor afspraken. Ik vind het belangrijk om mijn klanten regelmatig ‘offline’ te zien.’
Christa werkt nu op locatie. Ze werkt met grotere bedrijven samen en helpt hen met de tijdelijke invulling van vacatures voor secretaresses. ‘Ik vul mijn werkdagen naar behoefte van de klant in. Ik ga als het kan met de motor naar mijn werk, anders pak ik de auto. De reisafstand is nu vanaf Boven-Leeuwen goed te doen, waar de opdracht ook is.’
Een goede balans tussen werk en privé
Hoe zorgen de twee voor een goede balans tussen werk en privé? Is dit een extra uitdaging als je samen onderneemt? Christa: ‘De werkbalans moet je goed verdelen als je samen een bedrijf runt. Het moet niet zo zijn dat de één fulltime aan het bedrijf werkt en de ander de kantjes ervan af loopt. Als moeder en dochter kunnen we goed schakelen want we durven dat ook tegen elkaar uit te spreken. Maar ik kan me zo voorstellen dat er in de praktijk situaties zullen zijn waarin dat niet zo makkelijk is. Wees jezelf ervan bewust dat je ‘samen’ verantwoordelijk bent voor het bedrijf en spreek elkaar erop aan.’
Chantal legt uit dat ze naast het werk ook altijd privé voor elkaar klaar staan. ‘Christa is naast ondernemer ook oma en ze vind het heerlijk om een dag op te passen, zodat ik weer een dagje op kantoor kan werken. En andersom ook, als Christa extra handjes nodig heeft dan kan zij ook altijd op mij rekenen. Soms, vooral in het begin, was het best lastig om werk en privé gescheiden te houden. Als je net start heb je veel te regelen en te overleggen. Even bij elkaar op visite werd dan al snel praten over werk. Maar na verloop van tijd stonden alle processen en liep alles waardoor we het privé niet meer zoveel over werk hadden.’
Trots
Christa: ‘Ik ben er het meest trots op dat we nu al een goedlopend bedrijf hebben met z’n tweeën. Dat hadden we toen bij de start nooit bedacht, maar het doel is nu al gerealiseerd. En ik ben héél trots op Chantal. We krijgen wel eens opmerkingen van andere vrouwen. ‘Dat zou ik nooit met mijn dochter samen kunnen doen.’ Maar wij liggen wat zaken betreft helemaal op één lijn. Chantal is de meest geduldige, pragmatische dochter die je je maar kunt bedenken en heeft laten zien dat een dochter prima met een moeder samen kan werken.’
Van elkaar leren
Chantal: ‘Je merkt soms wel dat er 26 jaar leeftijdsverschil tussen ons zit. De online technologie gaat zo snel, ik ben daar mee opgegroeid en werk er dagelijks mee. Ik draai mijn hand er niet voor om. Christa kan heel goed overweg met computers, met name de office pakketten en alles op secretarieel gebied. Ik ben op dat gebied echt afhankelijk van haar.
Andersom is Christa afhankelijk van mij als het om systemen en computer zaken gaat. Het is overigens een bewuste keuze om niet alles te kunnen, doe vooral waar je goed in bent. Hetgeen wat we niet zelf kunnen, daar hebben we elkaar voor. Alleen heb ik niet altijd even veel geduld om iets uit te leggen aan Christa, haha. Maarja, of dat mijn leeftijd is of gewoon omdat ik haar dochter ben? Dat durf ik niet te zeggen, haha.’
Ook samen ondernemen? Tips van Christa en Chantal
Denk jij ook wel na over het starten van een onderneming met een partner? Dan hebben Christa en Chantal nog een aantal tips voor je. Christa: ‘Wees je ervan bewust dat je bij de start samen de kosten moet dragen, maar dat je bij de boekhouder ook afspraken maakt hoe je de winst verdeelt. Wij kregen de gouden tip dat je gelijk op moet trekken bij privé opnamen uit het bedrijf. Denk niet, ach, mijn dochter heeft het meer nodig dan ik. Als je ooit het bedrijf opheft, wil je niet dat je dochter jou € 100.000 moet betalen. Zo zijn de regels nou eenmaal, die verplichting ben je met elkaar aangegaan.’
Chantal: ‘Al vanaf de start van ons bedrijf vond ik het belangrijk dat wij ons profileren als een ‘kantoor’. Je werkt dan wel (deels) op afstand vanuit huis, dat wil niet zeggen dat je een bijvoorbeeld een Skypecall in hoeft te gaan met op de achtergrond een berg was op het droogrek. Of een huilend kind op de achtergrond en een muur vol met familiefoto’s.
Verder is het ook belangrijk om je eigen verhaal te vertellen. Wat maakt jou of jullie zo bijzonder? Toen wij net waren gestart vertelden wij tegen niemand dat we moeder en dochter waren omdat we het graag professioneel wilde houden. Maar al snel bleek dat mensen het juist super leuk vonden. Het maakt ons uniek. Super leuk natuurlijk dat we ons daarmee nu juist profileren. Maar ondanks dat we moeder en dochter zijn laten we die berg was, huilende kids en familiefoto’s aan de muur wel achterwege, haha. Je bent en blijft een bedrijf en werk en privé houden we netjes gescheiden.’
Christa en Chantal volgen?
www.virtualsupportoffice.nl Instagram Facebook LinkedIn Christa LinkedIn Chantal
