Ellen Huizenga is de founder van Business Babes. In de online Business Babes community (bijna 6000 leden!) kunnen vrouwelijke ondernemers om hulp vragen en van elkaar leren. Om de vrouwen ook offline met elkaar te verbinden organiseerde Ellen in november haar eerste grote event. Volgens Ellen een avontuur waar ze veel van heeft geleerd. Organiseer je binnenkort ook een event? Lees dan snel verder want Ellen helpt je op weg met drie van haar tips!
Ellen Huizenga: ‘Op de dag zelf kwam bij alles perfect bij elkaar. Dit avontuur heeft me niet alleen heel veel geleerd over mezelf, waar ik energie van krijg en waarvan niet, maar het heeft er ook voor gezorgd dat Business Babes een hele transformatie is doorgegaan. Waar ik het eerst echt behandelde als netwerk en merk, zie ik het nu veel meer als bedrijf. Ik heb het dan ook niet alleen gedaan maar samen met een heel team, waardoor ik in de positie van directeur kwam. Daarnaast leerde ik nog drie andere interessante inzichten.’
1. Know your numbers
‘Dit was de eerste keer dat ik met zo’n groot budget moest werken. Er zijn tijdens de voorbereidingen heel wat veranderingen geweest, keuzes die gemaakt moesten worden en creatieve oplossingen die ik heb moeten bedenken. Daar heb ik echt ontzettend veel van geleerd.
Ook al ging het niet helemaal zoals gehoopt (best case scenario), het is goed om te weten wat er gebeurt in een worst case scenario en hoe je er dan voor staat. Zelfs met de samenwerkingen op basis van barters draaide het event een klein beetje verlies; maar ik weet precies waar de kosten in zaten en hoe ik dat een volgend event kan oplossen. Lessen Learned: events zijn niet goedkoop.’
2. Don’t focus too much on the numbers
‘In eerste instantie ging ik voor 100 deelnemers voor het event. Een doel dat ik elke dag visualiseerde en ik zag daarmee een volle zaal voor me. Uiteindelijk zat de zaal ook vol, maar dan met 55 personen, waarvan 40+ deelnemers. Mijn learning uit dit proces is dat ik téveel gefocust was op die 100 tickets terwijl ik achteraf veel beter in stapjes had kunnen denken.
Eerst een pre-order, vervolgens een x aantal tickets via early-bird en daarna een x aantal tickets regular. In the end ben ik dankbaar voor iedereen die er was: de intieme sfeer had wel iets en het gaf mij het inzicht dat 50 juist net genoeg is, om ook dat persoonlijke contacten de intieme sfeer te behouden. Verbinding > Aantallen.’
Lees ook: 3x software voor jouw webinar of online masterclass
3. Teamwork makes the dreamwork
‘Het cliché is echt waar: zo’n groot event had ik echt niet alleen kunnen organiseren. Gelukkig merkte ik dat al snel en heb ik om hulp gevraagd in de community. Elke member van het Business Babes Event team heeft haar steentje bijgedragen aan het succes en alle voorbereidingen kwamen perfect samen op de dag van het event zelf. Dat zou ik zo weer overdoen want ik kon genieten van de dag en me ’s ochtends voorbereiden op mijn talk en de aandacht voor de deelnemers.
Voor 2020 staan er meer Events op de planning maar ook kleinere masterclasses en workshops; allemaal het doel om vrouwelijke ondernemers te connecten met elkaar, kennis te delen en daarmee meer zelfvertrouwen te geven in zichzelf en hun business.’