THAMARA ZIJLSTRA (30) was erg succesvol als virtual assistant, tot ze daarmee stopte om VA’s to-be te gaan begeleiden. ‘Een slimme ondernemer weet dat je anderen nodig hebt om te kunnen groeien, om echt groot te worden.’ Ze vertelt ons álles over het (samen)werken met virtual assistants en deelt haar insider tips!

Thamara-Zijlstra---Blueberry-Dynamic---My-Everlane-2

Thamara, wat zijn volgens jou de belangrijkste redenen om samen te werken met een Virtual Assistant?

‘Dat zijn standaard de volgende drie: geen tijd, geen kennis, geen zin. Tijd moet je maken natuurlijk, I know. Maar als je echt knetterhard aan de weg aan het timmeren bent dan heb je gewoon veel te doen en moet je keer op kiezen waar je je tijd aan besteedt. En dan is er altijd een lijstje aan werkzaamheden waar je gewoon geen tijd voor hebt/kan/wil maken. Wat dan weer niet betekent dat dit geen belangrijke dingen zijn.

Daarnaast zijn er natuurlijk altijd dingen waar je gewoon weinig of geen verstand van hebt. Nou kan je alles leren natuurlijk, maar moet dat ook? In sommige werkzaamheden heb je gewoon echt geen zin. En dat is prima. Dat kan zijn omdat je iets moeilijk vindt of gewoon omdat je het bloody saai vindt.

De beauty is dat wat jij geestdodend vindt iemand anders juist weer bergen energie geeft. Waarom zou je daar geen gebruik van maken?

Uiteindelijk komt het altijd neer op het bepalen van je prioriteiten. Wat is belangrijk voor jezelf en je business? En dat is echt voor iedereen anders.’

Wat is een goed moment om met een VA te gaan werken?

‘Dit verschilt voor iedereen en begint met het volgende: tijd en geld. Heb je meer dan genoeg geld? Dan kan je tijd en kennis kopen. Als dit voor jou het geval is dan kan je vanaf pretty much dag één gaan samenwerken met een virtual assistant.

Elke beginfase is naast super spannend en te gek ook gewoon heel druk en overweldigend. Het kan dan enorm fijn zijn om iemand aan je zijde te hebben die je helpt met van alles en nog wat. Voor veel starters, en dan vooral de ZZP’ers, geldt echter dat er meestal meer tijd dan geld te besteden is. In dit geval zie ik altijd dat iemand eerst alles zelf uitdoktert en een virtual assistant inschakelt op het moment dat er al een tijdje wat geld binnen komt. Dit hoeft nog geen volledig maandsalaris te zijn, maar wel voldoende om in ieder geval het vertrouwen te hebben dat deze inkomstenstroom groeiende is.

LEES MEER: 9 ONDERNEMERS OVER HUN FAVORIETE ONLINE TOOL

Een slimme ondernemer weet namelijk dat je anderen nodig hebt om te kunnen groeien, om echt groot te worden. Moet je dat natuurlijk wel willen. Want dat is ook nogal een misconceptie; niet iedereen wil groot worden, klein en behapbaar voor een éénpitter is voor sommigen exact wat ze willen.

Maar wat je ook wilt, het is heerlijk om altijd een VA als sidekick te hebben. Een constante factor die ervoor zorgt dat je je shit together hebt en je je kan blijven focussen op het werk dat je energie geeft.’

Welke online tools kun je gebruiken om samen te werken?

‘Die gebruik je bijvoorbeeld zo: via e-mail, Twitter of Facebook leg je een eerste contact. Wil je elkaar recht in de ogen kijken en even kletsen dan kan je via bijvoorbeeld Acuity Scheduling een afspraak maken in de agenda van de virtual assistant. Op het afgesproken tijdstip spreek je elkaar via Skype of Appear.in.

Als je besluit samen te werken dan maak je in de project management tool Asana een gezamenlijk project aan zodat jullie beiden altijd exact weten wie wat wanneer doet. Via Google Drive deel je teksten waar feedback op nodig is en in Evernote sla je alles op wat je inspireert en wat je virtual assistant kan gebruiken om te delen op social media bijvoorbeeld. Dit plant je VA in via Buffer en vervolgens wordt het automatisch online geplaatst.

Als je elkaars stem wilt horen en iets wilt vragen of uitleggen spreek je een audiobericht in via WhatsApp of je neemt snel een video op met je telefoon. Om een VA je e-mail te laten organiseren of beantwoorden kan je mail doorsturen of je VA laten inloggen in je inbox. Natuurlijk hoef je niet je eigen wachtwoorden af te geven, je kan unieke wachtwoorden delen met Lastpass of 1Password. De mogelijkheden zijn eindeloos.’

Thamara-Zijlstra---My-Everlane

Stel, je gaat op zoek naar een VA. Waar moet je op letten?

‘Ten eerste dat je iemand vindt die verstand heeft van de zaken die jij wilt uitbesteden. De term virtual assistant is enorm breed en elke VA biedt andere diensten aan. In het begin dus even zoeken, maar het biedt juist veel mogelijkheden. Als je exact weet wat je wilt dan adviseer ik je dit zo specifiek mogelijk uit te spellen tijdens je zoektocht. En als je het juist helemaal niet weet, wat absoluut niet erg is, dan zou ik duidelijk aangeven dat je een VA zoekt die je helpt uit te vogelen wat je het beste kan uitbesteden. Niet elke VA kan dit of wil dit, dus als je daar meteen duidelijk over bent zal je het snelst een geschikt iemand vinden.

LEES MEER: MET DEZE 3 STAPPEN BRENG JE FOCUS AAN IN JE ONDERNEMING

En dan is het essentieel dat jullie een goed klik hebben samen, zeker als je een éénpitter of kleine organisatie bent. Het is belangrijk dat je iemand vertrouwt en dat je fijn met elkaar kan communiceren en lachen. En als je die persoon hebt gevonden dan wil je nooit meer zonder, trust me.’

Wat zijn dan DE vragen die je moet stellen?

‘Zoals ik net zei is het belangrijk om bij jezelf te beginnen. Als je exact weet wat je van iemand wilt dan adviseer ik je dat zo gedetailleerd mogelijk uit te leggen en te vragen of de VA dit kan en wil doen. Als je nog niet precies weet wat je wilt of kan uitbesteden dan moet je dat direct op tafel leggen en vragen of de VA je hiermee kan helpen.

Denk hierbij ook aan de manier waarop je met elkaar wilt communiceren en welke bereikbaarheid je nodig hebt van een VA. De ene VA plant bijvoorbeeld 2 vaste momenten in per week waarop hij of zij tijd besteedt aan jouw werkzaamheden, zoals elke maandagochtend en donderdagmiddag. De ander is 5 dagen per week 8 uur per dag bereikbaar voor je. En de één garandeert weer dat werk altijd binnen 24 uur af en is, waar een ander altijd minimaal een week van tevoren op de hoogte gebracht wil worden van nieuwe werkzaamheden. Het één is niet beter dan het ander, het is enkel afhankelijk van het werk dat jij doet en wat jij nodig hebt van een virtual assistant.

Als je jezelf al deze vragen van tevoren stelt dan kan je in één keer de juiste VA’s voor jou eruit filteren. Daarna hoef je alleen nog maar te kijken met wie het gewoon heel goed klikt. That’s the one.’