Een volledig lege inbox – die zo blijft! – lijkt mij net zo’n utopie als een altijd opgeruimd huis of een altijd goed zittend kapsel: het streven is goed en houd dat ook vooral vol, maar blijf wel realistisch. Wat wel mogelijk is, is om effectiever en efficiënter te e-mailen. Dat is een combinatie van technische kennis (wat kan mijn mailsysteem allemaal?) en gedrag (hoe ga ik om met e-mail?).

De meeste mensen gebruiken wel de basisfuncties van e-mail, maar lang niet alle extra toeters en bellen. Dat hoeft ook niet – zo lang je maar weet wat er mogelijk is en daar een bewuste keuze uit maakt. Wat handig is voor jou, kan voor een ander totaal niet van toepassing zijn.

Hieronder lees je vier gouden regels zoals ik ze mijn klanten en deelnemers aan mijn trainingen leer, om slimmer om te gaan met e-mailen.

Regel 1: leer van de EHBO-arts

Zorg dat je een diagnose stelt over een e-mail zodra je hem opent en besluit meteen over de vervolgstap.

Openen = lezen = besluit nemen:
1. Direct weggooien
2. Delegeren & archiveren (of weggooien)
3. Direct doen & archiveren (of weggooien)
4. Direct inplannen in de agenda, of
5. Parkeren op je to do-lijst

… en door naar de volgende!

Regel 2: werk in blokken

Laat je e-mail niet de hele dag openstaan; zet meldingen van e-mail bij voorkeur uit. Behandel e-mail bij voorkeur in blokken, dus een aantal keer per dag. Eventueel kun je een auto-reply instellen die de afzender uitlegt dat je maar één of twee keer per dag je e-mail leest.

Een andere optie om te voorkomen dat je steeds naar je e-mail kijkt, is om niet op te starten met je inbox van Outlook in beeld, maar met je agenda. Ga daarvoor naar Bestand – Opties – Geavanceerd en kies bij ‘Outlook in deze map starten’ voor je agenda.

LEES OOK: IEDERE DAG WEER DIE VOLLE INBOX? CHECK DAN
DE TIPS VAN DEZE 5 ONDERNEMERS!

Regel 3: wees helder en concreet

Duidelijk schrijven begint met een goed gebruik van de onderwerpsregel. Schrijf niet ‘Budget’ maar ‘Informatie voor budget 2018 project XYZ’. Maak je verzoek ook concreet. Bijvoorbeeld: ‘Wil je vóór vrijdag 12 uur laten weten wie van jullie team aanwezig zal zijn?’.

Gebruik het liefst één onderwerp per e-mail. Dat voorkomt dat iemand reageert op het eerste onderwerp, maar het tweede laat liggen (omdat hij of zij nog iets moet uitzoeken). De kans is groot dat je langs elkaar heen gaat praten of dingen vergeet. Eventueel nummer je verschillende onderwerpen in één e-mail.

Scheid tekst ook in alinea/kopjes. Een overzichtelijke lay-out helpt in het begrijpen van je mail.
Heb je een actie of vervolgstap die je van iemand vraagt? Maak die dan vet en/of onderstreep hem. Niet te missen.

Regel 4: laat je e-mailsysteem voor je werken

Zorg dat je de technische mogelijkheden van je mailsysteem kent. Gebruik dus bijvoorbeeld wizardregels van Outlook of filters in Gmail om ook in- en uitgaande mail te blijven volgen. Een kopie van die belangrijke uitgaande e-mail kun je met zo’n wizardregel automatisch plaatsen in een map ‘wachten op’; check die map 2x per week.

Gebruik ook extra functies wanneer je veel e-mail moet verwerken, of vaak dezelfde handelingen uitvoert bij e-mails. Handige functies daarvoor zijn bijvoorbeeld kleurcoderingen (handig bij zo’n diagnose!), extra kolommen, meerdere handtekeningen of een ‘snelle stap’ voor e-mails die voor een groot deel standaard zijn.

De informatie daarover zit in de Help-functie van je Outlookprogramma, maar is ook elders te vinden. Wanneer je Googelt op jouw versie van Outlook (bijvoorbeeld ‘Outlook 2013’) en de term die je zoekt (‘snelle stap’) kom je vanzelf veel websites met uitleg tegen.

Karen Visser leert professionals met meer plezier productief zijn. Door workshops,
trainingen en één-op-één begeleiding leert ze hoe ze de baas worden over hun aandacht en energie.

Wil je Karen volgen? Dat kan! Via Twitter, Facebook en Linkedin.