Je checkt je inbox en ziet nog zo’n 462 emails waar je iets mee ‘moet’… Het. Houdt. Niet. Op. Voor mij een dagelijkse frustratie, en misschien herken jij ‘m ook wel. Dat kan anders! En dus vroeg ik tips aan 5 ondernemers. Zij hebben ieder een eigen manier gevonden om met hun inbox te dealen. Kom maar door met die tips!
Patty Golsteijn – PattyGolsteijn.nl
Patty leert zelfstandig professionals kappen met alle crap in hun business en leven.
– Maak geen to do list van je inbox. Ik zie dat veel mensen gelezen mail in hun inbox laten staan wanneer ze er nog iets mee moeten doen. Ze lezen de mail en denken: daar moet ik nog iets mee. Vervolgens gaan ze verder met andere mails. Gevolg? Een inbox vol met gelezen mails waar ‘nog iets mee moet’. Dat levert onrust op.
Wat ik altijd zeg is dat je moet zorgen dat je mailbox voor mails is, je to do lijst voor to do’s en je agenda voor afspraken. Zodra er iets binnenkomt wat een actiepunt is, zet je die op je to do lijst en de mail geef je het label Actie. Zet bij de to do dat er onder het label Actie meer info te vinden is. Dan kun je hem altijd terugvinden en staat het niet meer in je inbox.
– Ik heb ook een label Wachten. Voor alle mails die ik verstuur en waarbij ik wacht op een reactie van iemand. Die loop ik iedere week een keer door om te checken. Moet ik nog achter iemand aan? Heb ik overal reactie op gekregen?
– Verder heb ik een eigen domeinnaam, en als je dit ook hebt kun je via je host een catch all instellen. Dat betekent dat alle mails die binnenkomen op @pattygolsteijn.com worden doorgestuurd naar bijvoorbeeld gmail. Ik heb daarvoor een apart emailadres, notifications@pattygolsteijn.com. Die gebruik ik voor alle geautomatiseerde mails, van mijn provider tot nieuwsbrieven tot facturen.
In gmail heb ik daarvoor een filter ingesteld. Hierdoor komen deze geautomatiseerde mails niet in mijn inbox terecht maar krijgen ze het label ‘notifications’. Dit betekent dat in mijn inbox alleen maar mails staan die persoonlijk gestuurd zijn door mensen. Die map met het label ‘notifications’ heeft geen prioriteit en dat kan ik ook volgende week nog doen lezen. Dat houdt voor mij rust in mijn inbox.
– Geen mappen voor je mailbox. Anders dan de labels Actie en Wachten (die gewoon te handig blijven om niet te gebruiken) klik ik op de knop ’Archiveren’ zonder mijn e-mails in een mapje te stoppen. En ik mis niks. Geen angst dat ik iets kwijt ben. Mijn e-mail heb ik tot nu toe makkelijk terug kunnen vinden. En steeds sneller kom ik tot ’inbox zero’.
Marjan van de Bult – Gelukfabriek
Marjan traint en coacht op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en
begeleidt ondernemers bij het opstarten van een bedrijf.
Na mijn zwangerschapsverlof was mijn mailbox écht helemaal ontploft! Niet normaal hoeveel mails ik had en begin er dan maar eens aan om het allemaal op te ruimen.. Na heel wat uurtjes (lees: dagen) mails uitpluizen is het uiteindelijk allemaal gelukt. Maar ik besloot wel om het nooit meer zover te laten komen! Ik ben daarom een systeem voor mezelf gaan ontwikkelingen.
– Ik ben begonnen met het aanmaken van mappen in mijn mailbox. Bijvoorbeeld mappen voor klanten, mappen voor scholing, trainingen en coaching en alles op naam. Voor mij heel gemakkelijk terug te vinden dus.
– Ik kijk nu twee keer per dag in mijn mail op vaste tijden. Mails die ik direct kan beantwoorden en die me minder dan 1 minuut tijd kosten verwerk ik direct. Dan houdt ik nog wat tijd over voor mails met een hoge prioriteit en de andere mails zet ik weg in een mail voor opvolging. Deze mails doe ik 1 keer per dag rond de middag en op dagen dat ik trainingen of scholingen geef pas ik mijn agenda tijd aan op mijn werkdag.
Het geeft mij ontzettend veel rust om een vaste structuur te hebben in mijn werkdag en daarmee dus ook over mijn mailbox.
Simone Heijhoff – Youki
Simone is mindfulness trainer in het bedrijfsleven en (executive) coach
op het gebied van (zelf)reflectie, en impact door werk en privé te optimaliseren en verbinden.
Een aantal jaren geleden worstelde ik mij iedere dag door mijn mailbox met honderden e-mails. Mijn werkdagen begonnen steeds vroeger en hielden steeds later op. En dan thuis ook nog wat mails wegwerken… Het onvervulde gevoel was zeker onderdeel de burn-out waar ik in terecht kwam.
Gelukkig ga ik nu mindful (met aandacht) om met mijn mailbox. Ik merk dat de deelnemers in mijn trainingen ook veel baat hebben bij de volgende tips:
– Ik heb duidelijke doelstellingen en voorkom dat ik alleen maar met mails bezig ben. Ik ben niet meer zo perfectionistisch, als het heel belangrijk is stuurt iemand nog een mail of belt me vanzelf. Notificaties staan uit, zodat ik niet afgeleid word door invliegende mails.
– In de ochtend heb ik frisse energie en doe ik eerst belangrijke taken voordat ik mijn mail open. Mijn intentie is mijn mail op een dag maar 2 keer te checken met snelheid & aandacht.
– Mijn mailbox is systematisch verdeeld met duidelijke mappen. Hele belangrijke mails krijgen een vlaggetje, zodat ik weet welke ik als eerste wil beantwoorden. Veel mails hebben niet persé follow-up nodig, dus die delete ik gelijk.
– Aan het eind van de middag / begin avond beantwoord ik mails die een korte reactie nodig hebben, langere reacties plan ik in. Ik houd mijn mails kort en leesbaar en verstuur geen e-mails met een emotionele lading. Ik verplaats me in de ontvanger voordat ik mijn mails verstuur en check of alle bijlagen erbij zitten.
– Voor nieuwsbrieven en dergelijke heb ik een apart mailadres.
Joyce Bilal-Hovestad – Organiseren met effect
Joyce helpt vrouwelijke ondernemers hun werkdruk te verlagen en hun tijd beter te benutten.
Mijn do’s en dont’s voor effectief mailgebruik:
– Begin je dag nooit met mail. De meeste mails vragen om actie van je. Als je je werkdag met e-mail begint, is de kans groot dat je allerlei acties onderneemt die je planning van die dag dwarsbomen. Voor je het weet is de halve dag voorbij en heb je nog niets gedaan wat je van plan was.
– Zet alle e-mail alerts uit. Hoe minder afleiding, hoe beter. Elke melding dat er een nieuwe mail op je wacht, leid je af van waar je mee bezig bent. Uitzetten dus.
– Check je mail max. 2 keer per dag en niet de hele dag door. Kies daar max. 2 vaste momenten op een dag voor uit. De rest van de dag werk je volgens je planning. Zo bepaal jij wat je doet en laat je je niet leiden door taken die uit de mail voortkomen.
– Zorg voor een duidelijke boodschap. Hoe korter en bondiger de inhoud van je mail, hoe duidelijker de boodschap. Lees je mail altijd even door voor je ‘m verstuurt en check of je boodschap duidelijk is. Zo voorkom je dat je heen en weer mailt. Enne… jij leest toch ook liever een korte duidelijk mail dan een ellenlang verhaal?
Monique Mik – I Organize You
Monique begeleidt (te drukke) ondernemers naar een manier van leven en werken die bij heb past.
De mailbox. We kúnnen niet meer zonder, maar hoeven niet altijd mét. Althans, niet ‘all day, every day’. Als ik naar mijzelf kijk dan heb ik mij, toen ik nog in loondienst werkte, jarenlang gestort op mijn mailbox. Niet de hele dag natuurlijk maar zodra ik de kans kreeg dook ik in mijn mailbox.
Hoe leger mijn inbox, hoe meer werk ik had verzet. Of dácht te hebben verzet. Totdat ik mijzelf bewust werd van dit patroon. En ik voor mijzelf de conclusie trok dat ‘de mailbox’ niet mijn top priority moest zijn. Vanaf dat moment ben ik anders omgegaan met mijn mailbox. Die verandering begon dus met een nieuwe mindset.
– Begin je dag niet met je mailbox. Dat klinkt misschien onlogisch, maar je werkdag beginnen met je mailbox zorgt er namelijk voor dat je jezelf verliest in het lezen, beantwoorden, archiveren en verwijderen van mail. Geloof me, ik weet waar ik het over heb ;)
– Plan vaste momenten in je werkdag voor het checken van je mail.
– Maak een mappenstructuur in je mail die voor jou logisch is. Kijk daarbij goed naar wat bij jouw manier van werken en bij jouw business past.
– Meld je af voor mailingen of nieuwsbrieven die je niet (meer) leest.
En, zit er iets voor je bij? Of heb je zelf al een manier gevonden die voor jou goed werkt?
Deel het vooral hieronder!
